業務環境がテレワークを中心に大きく変わり始めています。
オフィスは一極集中から分散、個へと業務体系に合わせて柔軟に変化しています。
これまでオフィスは集中して構えることが主流とされてきましたが、オフィスの一極集中は「三密」や、移動に伴うリスクが伴います。「サテライトオフィス」の活用やテレワークが進むことでオフィスを一極集中化する必要がなく、広大なオフィスを賃貸する必要もないと考えられた企業も少なくありません。
これらは結果的に「生産性の向上」「リスクの分散」「コスト削減」に繋がり、段階的に進めて行くことで有益なオフィス改革に繋がります。
業務環境がテレワークを中心に大きく変わり始めています。
オフィス内でもスマートフォンを内線電話端末(ソフトフォン)として利用することが主流となり、「どこでもオフィス」化へと業務体系がかわりつつあります。
オフィスからテレワークによりワークエリアが分散化・多様化する中、オフィスワークをスマートフォンの内線化で場所にとらわれずいつものコミュニケーションをとることが可能となっています。
企業内音声コミュニケーションは机上に置かれた固定内線電話機から、PHS内線へと移動しながら通話ができるように進化してきました。
PHS内線では社外での通話ができませんが、近年普及がめざましい「スマートフォン」が内線電話機として利用ができます。
これにより社内はもちろんのこと、社外のどこにいても内線電話機として利用できるようになりました。
モバイルPCなどが普及し、リモートワークを実践して気付いた事はありませんでしたか?
大きな課題は、結局オフィスに出向かないと対応ができない業務が少なくないこと。
新しい働き方に向けてオフィスやテレワーク環境を見直し効率的な環境に改善するよう働き方に合わせたソリューションをご提案させていただきます。
今や世帯におけるスマートフォンの保有割合はパソコンを上回り、携帯電話・PHSからの移行が進み、同時に企業内でも固定電話機やPHSに代わる内線電話端末として活躍の場が広がっています。
またネットワーク機能を持つため、オフィスやテレワークにおいても有効な情報端末です。
オフィス勤務が主となる方はレイアウトフリーにしやすい「IP多機能内線」を、社外勤務が主となる営業職や出張の多い方には「スマートフォン内線」をと使い分けしそれぞれの業務効率化を推進します。
スマートフォン内線は発信・着信もどこにいても使い慣れた内線番号でコミュニケーションが取れ、オフィスに限らずモバイル/テレワークそれぞれのシーンで新しいワークスタイルを実現します。
スマートフォン内線では基本的に「無線LAN」を使って通信を行います。
レンタルオフィスやモバイルワークではFree Wi-Fi、自宅などではインターネットの無線LANを活用。
無線LANがない場合はスマートフォンのキャリアデータ網を利用したパケット通信で通話ができるので、通信費を大幅に削減可能です。
音声クラウドサービスとは、OKIのIP-PBXの機能をクラウドにおき、企業内にIP-PBX本体を設置することなく電話システムの構築を可能とするサービスのことです。
クラウド化した事で支店、営業所他、サテライトオフィスなどに同一システムの環境をネットワークに繋ぐことで容易に構築することができ、拠点増設・移転なども柔軟に行う事ができます。
また、スマートフォンにソフトフォン機能を搭載する事により、場所に関係なく「内線番号」での運用が可能となります。
離れた場所では、対面と違ってコミュニケーションが難しいものです。
テレワークによって働き方が多様に広がることで、より柔軟な業務対応ができるようになる反面、各々が離れたロケーションで業務を行う上で弊害も出てきます。
「新しい働き方」を推進しスムーズな業務運用を行うために、社員同士のコミュニケーション環境の変革も必要になります。
3密の環境になりやすいコールセンターでの環境改善は重要な課題です。
コロナ禍では実店舗への買い物や訪問を控え、ネット通販やお問い合わせなどコールセンターの役割が一層高まりました。
その中でオペレーターに健康被害が発生し、コールセンター全体に感染が拡大してしまうと、コールセンター機能を停止せざるを得ない状況になりかねません。
そのような事態にならないように、通常のリモートでのテレワークと同様、コールセンター業務についても在宅化が推進されています。
テレワーク化を進めるにあたり見落としがちなのが、ワークフロー上の数多い紙資料の運用管理ではないでしょうか。
さまざまな形式の紙資料は貴重な財産ですが、膨大な資料の保管、必要に応じた閲覧・活用は電子データ化=ペーパーレス化する事でスムーズなテレワークを実現するための共有資産として運用・活用が可能となります。